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シニアも楽しむ ITライフ

シニアこそ “ネット” を活用し生活を楽しみましょう!

ITの進歩は速く、シニア・シルバー世代は苦手と言われます。しかし、シニアになった今、 「シニア・シルバー世代こそ、田舎生活ほど、ITって役立つのではないか」 最近、つくづく思います。このブログは、シニアになってもインターネットを楽しんでいる”ガンコ親父”の日記ブログです。

Officeデータ ”パスワードによる暗号化”でデータの不正利用を防ごう!

Officeでデータを作成していて、このデータ、もし他の人に渡ったら、怖いなあと思ったことがありませんか?

 

私は、仕事や家でExcel・Word・PowerPointでデータを作っているとき、万が一、データが流出したら怖いなあと感じることが、たびたびあります。

 

例えば、仕事で作ったExcelの予算集計データ、PowerPointで作成した社内プレゼン資料、家で作った同窓会名簿(氏名・住所・電話番号・メールアドレス)、銀行口座の収支一覧表、いずれも万が一漏れたら大変です。

 

こんなときに有効なのが ”Officeデータのパスワードによる暗号化”です。

 

Officeのパスワード機能には”データの暗号化”も含まれているので安全です。Officeデータが流出したら問題になるような場合は、ぜひ、パスワードをかけて暗号化して下さい。

 

なお、Office2007以降のバージョンでは、パスワードによる暗号化は強力で、従来より解読されにくい「AES」という、アメリカ政府が採用した強固な暗号化方式が採用されています。

 

今回は、データにパスワードをかけて暗号化する方法を紹介します。Office2013のExcelの場合で説明しますが、Word、PowerPointでも、またOffice2010でも、同じ操作で実施可能です。

(注)以前のOffice 97–2003で使われる暗号化方式は、「RC4」という方式で、安全性が低い暗号化方式でした。注意下さい。


■Officeデータの暗号化は、新しいOpen XML 形式ファイル (.docx, .xlsx, .pptx など)で実施

 

せっかく、Office2007・2010・2013でパスワードによる暗号化しても、昔のOfficeバージョンでも使えるように、Office 97–2003 形式にすると、互換性を保つため、暗号化は低い強度のRC4になります。

パスワードによる暗号化は、新しいOffice2007・2010・2013形式(Open XML 形式ファイル .docx, .xlsx, .pptx など) で保存して下さい。


■Officeデータをメールで送付する場合、データ添付のメールとは別なメールでパスワード送付

 

パスワードをつけたデータをメールでやり取りする場合、Officeデータ添付のメールにパスワードを記載せず、別なメールでパスワードを送付するよいです。

もし、データ添付のメールにパスワードも記載すると、万が一、そのメールを転送された場合、不正利用されます。


■パスワードもよく考えて、バレないようなパスワードに!

 

せっかくパスワードをつけて暗号化しても、簡単なパスワードでは見破られるので、パスワードはよく考えることが大事です。以下のようなパスワードにして下さい。

 

 「英字の小文字・大文字、数字、記号を混合させ、8桁以上のパスワードを使う」
   *英字は、小文字だけでなく、小文字・大文字の両方を使うと効果的



■ Office2013でのパスワードによる暗号化方法(Excel2013の場合)
■  Word2013、PowerPoint2013、またOffice2010でも同じ操作が可能

 

①[ファイル] タブの [情報] をクリックし、[ブックの保護] の一覧で [パスワードを変更して暗号化] をクリックします。

②[パスワード] ボックスに設定するパスワードを入力して、[OK] をクリックします。

③[パスワードの再入力] ボックスに再度パスワードを入力して、[OK] をクリックします。

以上で、ファイルが暗号化され、読み取りパスワードが設定されます。

 

なお、パスワードを設定したファイルを開くと [パスワード] ボックスが表示されます。パスワードを入力し、[OK] をクリックするとファイルが開きます。

 

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(注)ファイルの保存時にパスワードを設定することも可能です

[ファイル] タブの[名前を付けて保存]で、 [ツール] をクリックし、[全般オプション] の [読み取りパスワード] ボックスにパスワードを設定しても同じように暗号化できます。

 

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■パスワード活用のポイント!!

 

①見破られにくいパスワードを使う

パスワードを作るときに、辞書に載っている単語などを使うと、すぐに見破られてしまうので危険です。なお、パスワードは以下の方法で作ることが大事です。

 「英字の小文字・大文字、数字、記号を混合させ、8桁以上のパスワードを使う」
   *英字は、小文字だけでなく、小文字・大文字の両方を使うと効果的


②パスワードを忘れないように注意する

設定したパスワードを忘れてしまうとファイルを開くことができなくなりますので、パスワードはしっかり管理してください。


■パスワードの解除方法

 

方法その1:

①[ファイル] タブの [情報] をクリックし、[ブックの保護] の一覧で [パスワードを変更して暗号化] をクリックします。

②[パスワード] ボックスのパスワードをクリア(削除)して、[OK] をクリック。

 

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方法その2:

[ファイル] タブの[名前を付けて保存] で、 [ツール] をクリックし、[全般オプション] ダイアログ ボックスの [読み取りパスワード] ボックスのパスワードをクリア(削除)して、[OK] をクリック。


参考:

ファイルを暗号化して、パスワードを設定する
| Microsoft Office 2010 活用 TIPS | Microsoft Office 2010
http://www.microsoft.com/ja-jp/office/2010/business/training/tips/office03.aspx